Tipos de agenda e gestão por software ajudam a ter ganho de escala, mas antes de entrarmos no mérito, é importante entendermos o que é ganho de escala e como o mesmo é praticamente inexistente em nosso segmento de negócio.

Buscando rapidamente na internet uma definição de ganho de escala, encontrei a seguinte:

“Ganhos de Escala ou Economias de Escala é quando um aumento na produção, comercialização ou prestação de serviços não vem acompanhada de um aumento proporcional no custo, fazendo com que o custo médio seja mais barato e assim gerando redução de custos e aumento da lucratividade.”

Há muitas e mais bem elaboradas maneiras de explicar ganho de escala e a considero o Santo Graal para todo e qualquer negócio. Recomendo que façam uma pesquisa no Google e leiam algumas definições e explicações, pois é um bom exercício pensar no assunto.

Tenho certeza que desde o surgimento das canoas no Brasil e até os dias de hoje, donos de clubes grandes, médios ou pequenos, às vezes se vêem pensando no assunto e lamentando que é muito difícil obter ganho de escala com canoas havaianas e que inevitavelmente para aumentar a receita é preciso aumentar o custo na mesma proporção.

Em linhas gerais, o raciocínio é o seguinte: Como consigo matricular mais alunos com a mesma quantidade de canoas, com o mesmo número de turmas e com as mesmas despesas de pessoal?

Geralmente, quando um clube está com as turmas cheias, é impossível matricular mais alunos sem aumentar o número de vagas.

Para piorar, aumentar o número de vagas, geralmente significa aumentar os custos numa razão maior do que a receita, diminuindo a lucratividade por um período de tempo, até que a quantidade de novas matrículas equilibre as coisas novamente.

Uma vez equilibradas as coisas, a receita bruta aumentou na mesma proporção que as despesas. O lucro líquido aumentou, mas não a margem de lucro. Isso considerando apenas custos operacionais, sem investimento, como por exemplo a compra de uma nova canoa.

A maneira de ter ganho de escala com canoas havaianas, seria matricular mais pessoas nas turmas e horários que já estão cheios, considerando que sempre um aluno ou outro falta às aulas. 

Matricular mais alunos do que o clube comporta, também ajuda a abrir novas turmas com mais segurança, pois o clube já terá alunos para preencher as novas vagas, antes mesmo de elas existirem.

Agora, como ter mais alunos do que um clube comporta, sem correr o risco de overbooking nas aulas?

Concordam que não há situação mais constrangedora do que chegar para dar aulas e ver que há mais alunos devidamente inscritos no horário, do que a aula comporta.

Ainda assim, até implantar o software, matriculávamos, assumindo o risco, um ou dois alunos a mais por horário, considerando que sempre alguém faltava. Nas raras vezes que todos vinham, a OC1 salvava!

Acho inclusive que é bem normal matricular 1 aluno a mais por OC6, por horário, considerando que muitos clubes ainda abrem lista de presença na véspera no Whatsapp, o que permite detectar overbooking com antecedência e buscar soluções.

Mas como fazer isso de forma organizada, automatizada,proporcionando uma boa e confiável experiência para os alunos e sem se dar o trabalho de ter que ficar controlando e cuidando para não dar overbooking? Como fazer o número de alunos que excede o número de vagas ser um pouco maior ainda? Com uso de software!

Um software que permita configurações que dêem aos alunos a opção de escolher o tipo de agenda. Parece uma matemática impossível, mas vou explicar, começando pelos dois tipos de agenda que existem, a agenda livre e a agenda fixa.

AGENDA FIXA

De forma muito resumida e sem conseguir dar em detalhes todos os benefícios dos tipos de agenda, a agenda fixa é quando o aluno opta por remar e dias e horários pré-definidos. Nesse caso o aluno não precisa realizar check-in, pois os seus check-ins já estão feitos automaticamente no aplicativo.

A agenda fixa permite ao aluno repor uma aula perdida, via aplicativo, desde que tenha cancelado o check-in com uma antecedência mínima definida pelo clube.

AGENDA LIVRE

Já na agenda livre, o aluno contrata uma quantidade X de aulas por semana, para consumir nos dias e horários que desejar, desde que tenha vaga livre para realizar check-in.

Vagas livres, são aquelas que não estão preenchidas por agenda fixa ou geradas pelo cancelamento de check-in realizados por alunos de agenda fixa e podem ser preenchidas por créditos de reposição, agenda livre ou aula experimental.

Por exemplo, se num determinado horário, com 12 vagas, há 12 alunos de agenda fixa, os alunos de agenda livre ou de reposição precisarão consultar o aplicativo para ver se alguma vaga foi liberada, se quiserem participar da aula no horário em questão.

Caso a turma não esteja preenchida com agenda fixa, o que passa a ser comum, quando ambos os tipos de agenda são ofertados, fica ainda mais fácil, basta realizar check-in e a vaga está confirmada.

Jogar com os dois tipos de agenda, permite ocupar uma parte da quantidade total de vagas com agenda fixa, o restante com agenda livre e mais uma quantidade adicional de alunos na agenda livre.

Considerando que sempre alguns alunos faltam às aulas  e que na maioria das vezes eles sabem de antemão que irão faltar, quase sempre haverá vagas livres para o excedente de alunos de agenda livre e ainda para os alunos com crédito de reposição.

Digamos que o seu clube tenha capacidade de 50 alunos, nas turmas existentes. Normalmente todos possuem dia e hora definida para remar, pois os controles são feitos de forma simples em planilhas de Excel, ou seja, são todos “agenda fixa”.

Com o uso de aplicativo, tipos de agenda e matriculando cada aluno de acordo com sua preferência, parte irá optar por agenda fixa, outra parte por agenda livre e você aos poucos pode testar as proporções de cada tipo de agenda, com mais alunos matriculados do que deveria, comprometer a prestação do serviço contratado.

Os tipos de agenda e o emprego do aplicativo, também permite saber com dias de antecedência as turmas e horários com vaga para agendar aula experimental, lembrando que apenas alunos de agenda fixa tem banco em dia e horário definido.

Se um aluno de aluna experimental preencher um banco que um aluno de agenda livre ou de reposição gostaria de usar, sem problema, basta a esse aluno buscar vaga noutra turma e realizar o check-in. Caso ele reclame, proponha mudar a agenda dele para fixa.

Pela nossa experiência, com a combinação dos tipos de agenda e a gestão via aplicativo, é possível ter entre 20% e 40% mais alunos do que o número de vagas, dependendo muito do perfil dos alunos que o clube possui.

Quando as turmas começarem a ficar muito lotadas e algum aluno de agenda livre começar a reclamar que nunca consegue fazer check-in por falta de vaga, é simples, basta oferecer a ele, migrar para agenda fixa e quando tal medida não for suficiente, significa que já é hora de criar novas turmas.

Outra coisa legal de agenda fixa e livre é que a partir do momento em que o software é implantado, diminui muito a quantidade de alunos que não comparecem sem avisar. A recompensa de ganhar crédito de reposição, estimula alunos a cancelar check-in no aplicativo para abrir vaga para os demais.

No geral, tipos de agenda são simples, mas cheios de complexidades para quem quiser tirar o melhor proveito delas. É igualzinho a remar. Sentar na canoa é simples, mas pra remar com eficiência, requer técnica muito refinada.

Daremos uma pausa na coluna durante o mês de outubro, mas novembro estamos de volta. Até lá, qualquer dúvida, me mandem um salve no Whatsapp que será um prazer trocar ideias.

Mahalo nui, paddlers!

Antonio Gonzaga – vaaconnect.com.br / kanaloavaa.com.br / + 55 (48) 99609-0000.

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