Para cada horário de aula há uma quantidade limite de alunos que um clube consegue atender simultaneamente, como a capacidade de uma sala de aula, que em nosso caso são as canoas. 

A taxa de ocupação é o valor percentual representado pelo número de bancos ocupados, dividido pelo número de bancos disponibilizados em determinada turma, ou período de tempo.

Por exemplo, se você possui duas canoas com capacidade total para 12 alunos e há apenas 6 alunos matriculados na turma, a sua taxa de ocupação da aula é de 50%. Se você possui apenas duas turmas no mês inteiro, uma delas com taxa de ocupação de 50% e a outra de 100%, a sua taxa de ocupação mensal é de 75% e a ociosidade de 25%.

Sem analisar a taxa de ocupação das aulas e principalmente a taxa de ocupação média mensal, você pode até achar que o seu clube está indo super bem, com muitos alunos, preços corretos, etc…, mas pode estar grosseiramente enganado.

Lembre-se, para um clube estar indo bem e ser financeiramente saudável não basta sobrar algum dinheiro no final do mês. Precisa ter um fluxo de caixa que considere todas as despesas existentes e todas as que deveriam existir.

Mesmo que você não pague aluguel, coloque uma linha para aluguel no seu fluxo de caixa, e mesmo que você seja o dono e o professor, insira o valor da sua hora aula e não deixe a remuneração da hora aula confundir-se com retiradas, antecipações ou lucro.

Com todas as despesas sendo corretamente consideradas, veja se o resultado segue positivo e se não há determinadas turmas e horários puxando a performance financeira do seu negócio muito para baixo.

Se o fluxo de caixa não estiver com uma cara boa, muitas vezes a taxa de ocupação é o problema difícil de enxergar e por onde ocultamente está sangrando  o seu fluxo de caixa e é por isso que precisa ser sempre bem analisada, especialmente se o clube contrata instrutores para dar as aulas.

Vejam como a taxa de ocupação é importante, comparando um cenário normal com um cenário ideal:

Cenário 1:

O clube possui 60 alunos que pagam R$ 100,00 por mês para remar 1 vez por semana, ou seja, R$ 25,00 por banco a cada vez que remam. A capacidade da turma são 12 alunos em catamarã, com um único condutor que recebe R$ 50,00 por hora/aula e os alunos estão distribuídos em 10 turmas com 6 alunos cada.

Neste primeiro cenário, a taxa de ocupação das turmas é de 50%, cada vez que a canoa vai pra água gera R$ 150,00 de receita e um custo de R$ 50,00 para o condutor, sobrando R$ 100,00 para o clube. O custo da mão de obra ficou em 33%.

Cenário 2: 

No segundo cenário todas as premissas anteriores são idênticas, exceto que são apenas 5 turmas, todas cheias com 12 alunos.

Neste caso a taxa de ocupação das turmas é de 100%, cada saída da canoa gera R$ 300,00 a um custo de mão de obra dos mesmos R$ 50,00 do primeiro cenário, sobrando R$ 250,00 para o clube e um custo de mão de obra de apenas 16%.

Se você for sócio e professor, terá a mesma receita com a metade do trabalho. Se você contrata instrutores, terá muito mais lucro, mais capacidade de investimento para crescer e gerar mais oportunidades para as pessoas que se dedicam ao sucesso do seu negócio.

É muito importante avaliar as turmas que estão indo bem, as que estão com poucos alunos e estudar a melhor estratégia a seguir.

Algumas turmas podem estar empatando ou perdendo dinheiro e decidir mantê-las ou descontinuá-las é uma decisão difícil e envolve muitas variáveis.

As variáveis mais comuns para considerar manter as turmas são: Há sazonalidade no meu negócio e em pouco tempo essas turmas voltarão a encher? Qual o investimento necessário para atrair novos alunos? Essas turmas não dão lucro mas permitem que eu mantenha um bom instrutor trabalhando comigo?

As variáveis mais comuns para considerar descontínua-las são: Não vale a pena os custos de deslocamento. Me obriga a alterar a configuração de canoas. Esses poucos alunos poderão ajudar a melhorar a taxa de ocupação das demais aulas.

Dá para pensar em mais um monte de considerações, tanto para manter quanto para encerrar uma turma, mas sempre deve seguir um raciocínio estratégico.

Vejam que uma taxa de ocupação modesta, pode ser parte de uma estratégia bem arquitetada de crescimento, pode ser uma ociosidade planejada, devendo ser tratada como investimento.

Hoje na Kanaloa, com nove bases e 450 alunos, temos como dobrar de tamanho sem comprar novas canoas e sem abrir novas bases. Apenas com as turmas existentes já dá pra crescer consideravelmente. Algumas possuem bastante vagas, mas estão indo pra água e prontas para receber novos alunos.

Aqui sofremos com a sazonalidade do inverno. As três últimas bases foram inauguradas em abril e maio e já estava começando a esfriar. Até o mês de setembro, não adianta investir muito em tráfego pago para atrair novos alunos, pois o retorno de investimento é muito baixo.

Mesmo com a sazonalidade, elas vão crescendo modestamente e se não existissem, dificilmente estaríamos conseguindo formar turmas novas para prospects interessados nesses horários.

Há muito o que refletir, considerar e analisar antes de tomar uma decisão e quanto mais dados estiverem disponíveis, melhor.

Numa coisa simples como um número que representa um preço, há uma complexidade inimaginável de elementos associados que são ou, que pelo menos deveriam ser, a estrutura da sua composição.

A partir do próximo capítulo avançaremos por assuntos completamente novos e não relacionados com os anteriores, para darmos uma descansada dessa parte financeira.

Espero que até aqui esteja curtindo e que estejam ansiosos pela próxima coluna!

Aproveitando, convido você a assistir meu bate-papo com o João Castro na edição do programa Em Debate da última quarta feira:

Boa semana para todos!

Antonio Gonzaga – vaaconnect.com.br / kanaloavaa.com.br

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